PENGERTIAN ANALISIS SISTEM
Analisa sistem dapat didefinisikan
sebagai penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
ANALISA SISTEM MENURUT PARA
AHLI
- Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu
studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang
baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
- Menurut Pressman : Analisa Sistem Adalah
Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat
model serta membuat spesifikasi sistem.
- Menurut Yourdan : Analisa Sistem Adalah
Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan
pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan
tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar
entitas dan komunikasi data.
- Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang,
Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi
secara fisik dan konseptual.
LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM
Langkah-langkah dalam tahap analisa
sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkahyang dilakukan dalam
mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan
sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem,
ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian
yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di
perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan. Di dalam tahap
analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis
sistem, sebagai berikut:
- Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
- Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Analyze, menganalisis sistem
- Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Mengidentifikasi (mengenal) masalah
merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah
dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan.
Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh
karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
Tugas analis system Dalam
Mengidentifikasi Masalah adalah :
- Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Analis
sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang
dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai
pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga
dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas
mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih
dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang
telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.
- Mengidentifikasi Titik Keputusan. Setelah
penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus
mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik
keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu
titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya
dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik
keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart
bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
- Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. Setelah
titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi
terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah
personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung
dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi
personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir
dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).
MEMAHAMI KERJA SISTEM
Langkah ini dapat dilakukan dengan
mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan
data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap
perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian
pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem,
penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analisis sistem perlu mempelajari apa
dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis
permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan
rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan
teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar
pertanyaan dan pengambilan sampel.
Tugas analis system Dalam Memahami
Kerja Sistem:
1. Menentukan Jenis Penelitian
Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik
keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang
diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan
sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh system
2. Merencanakan Jadual
Penelitian
Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif,
maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
- Dimana penelitian akan dilakukan
- Apa dan siapa yang akan diteliti
- Siapa yang akan meneliti
- Kapan penelitian dilakukan
3. Membuat Penugasan Penelitian
Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan
dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang
ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan
menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
4. Membuat Agenda Wawancara
Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu
didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama
wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan
tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.
5. Mengumpulkan Hasil
Penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus
dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
- Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
- Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang
lama
- Pengambilan sampel
- Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh
sistem lama
- Elemen-elemen data
- Teknologi yang digunakan di sistem lama
- Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen
MENGANALISIS HASIL
Langkah ini dilakukan berdasarkan
data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
1. Menganalisis Kelemahan
Sistem
Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
- Apa yang dikerjakan ?
- Bagaimana mengerjakannya ?
- Siapa yang mengerjakan
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk
menjawab pertanyaan :
- Mengapa dikerjakan ?
- Perlukah dikerjakan ?
- Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh
kriteria penilaian sebagai berikut :
- Relevance,
- Capacity,
- Efficiency,
- Timeliness,
- Accessibility,
- Flexibility,
- Accuracy,
- Reliability,
- Security,
- Economy,
- Simplicity
Berdasarkan pertanyaan dan kriteria
ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analis dari hasil
penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem
yang ada.
2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
Tugas lain dari analis sistem yang
diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan
informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.
MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS
Laporan hasil analisis diserahkan ke
Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke
manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai
sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh
analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan
ini kepada manajemen adalah :
- Analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa
yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai
menurut manajemen
- Meminta pendapat dan saran dari pihak
manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen
untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap
disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
- Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu
dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user
dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.